仕事を効率化してる人の考え方?人と比べても仕事は速くならない理由

 

悩める人

「仕事がなかなかはかどらない…」

「いつも周りの人よりも遅い…」

「仕事が効率的な人とは何が違うの?」 

 

そんな悩みを持っている方は少なくありません。 

実は仕事が速い人と遅い人の違いはほんの少しの考え方の差だったりします。 

しかしそれに気が付かないと、差はどんどん開いていってしまうかも… 

 

今回は、

「仕事が捗らないのは〇〇のせい?」

「周りの人と比べても仕事は速くならない理由」

「普通の人とはここが違う!仕事が効率的な人の考え方とは」

などについてお話しします! 

 

この記事を書いてる水嶋タカシって?
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  • 幼少期の病気をきっかけに心理学に興味をもつ。
  • 大学でも心理学を専攻上場企業に就職するも、職場やSNSでは人間関係にまつわる相談をよく受ける。
  • 読書量は年間200冊ほど。
  • 現在の妻とは、海外との遠距離恋愛を経て結婚。

仕事がはかどらないのは〇〇のせい? 

 

毎日のお仕事お疲れさまです! 

私も本業の合間にこの記事を書いています。 

 

ところで日によって仕事がはかどる日、はかどらない日ってありませんか? 

 

主婦まる。

あるある!朝からテンポ良く進む日もあれば、ほとんど仕事が進まない日も…
 

 なぜ毎日同じ仕事をしているのに、はかどる日とはかどらない日があるのでしょうか? 

 

頭が回らないのはワーキングメモリがいっぱいだから 

仕事がはかどらない時って、業務が難しいからというよりは頭がうまく回らないからって感じじゃないですか? 

それ、原因は「ワーキングメモリが容量不足だから」かもしれません。 

 

ワーキングメモリとは脳の短期記憶のことを指す言葉で、
普段私たちはこのワーキングメモリを使って活動しています。 

これは脳の作業スペースのようなもので、ここがいっぱいだとうまく物事を考えられません。 

 

水嶋タカシ
水嶋タカシ

デスクの上が物でいっぱいだと作業効率が落ちますよね! 

そんなイメージです。

 

ではどうしたら上手にワーキングメモリを使えるのでしょうか。 

一番手っ取り早い方法は「考えていることを紙にすべて書き出す」ことです。 

 

紙にその日の予定や感じたことを書き出すだけで能率UP! 

 

悩める人

紙に書き出しただけで頭の中がスッキリするの?
 

 そう思うのも無理はありません。 

しかし理屈は至ってシンプルです。 

なぜ紙に考えていることを書き出すことで頭がスッキリするのか。 

それは「ワーキングメモリがバックグラウンドで起動しなくて済む」から。 

 

スマホでアプリの動きが悪くなった時、バックグラウンドで動いている他のアプリを消しますよね? 

あれと一緒です。 

頭の中に考えを溜めているだけで、脳はかなりのメモリを消費しています。 

 

オススメの方法は、 

前日の夜のうちに明日の予定をメモ帳などに書き出す 

すでに把握している作業もすべて 

 

仕事が始まる前に昨日書いたメモ帳を見て仕事の流れを確認する 

 

・仕事中に頭に浮かんだこと仕事のことでもプライベートのことでもは、都度メモ帳に書きなぐる 

 

このようにすることで、ワーキングメモリの大部分を節約することが出来ますので、
頭が回らないという事態を回避することが出来ます。 

 

水嶋タカシ
水嶋タカシ
このメモ帳はあとから振り返ると日記代わりにもなるのでオススメです。「明日からでも仕事が速くなる!どの職種にも共通のおすすめアイテム!」で実際に私が使っているオススメのメモ帳を紹介します。

 

控えめの昼食昼寝で午後の効率が上がる? 

最近のビジネス書などでも、昼寝が作業の効率UPに良いと言われていますよね。 

このように午後の作業効率UPのために短時間だけ寝る昼寝のことを「パワーナップ」と言います。 

 

このパワーナップは研究によって何分寝るのがいいのか、答えがまちまちなのですが、
とりあえず10分前後と考えてもらえばいいです。 

とはいえ、仕事の昼休み中に10分も時間を取るのも難しいですよね。 

 

私の場合は、出勤して会社に到着し、
車の中で2,3分パワーナップしてから仕事に向かいます。 

 

昼休みはいつも決まった時間ではないので、寝れたら10分前後、時間がないときは
2分だけでも目を閉じてます 

デスクで寝るのは周りの目が気になる…という人はトイレの個室を利用しましょう(迷惑にならない程度に)。 

 

主婦まる。

私は一度寝ると起きれないタイプなんだけど…

水嶋タカシ

そういう人も2,3分のパワーナップがオススメだよ!さすがに2分で熟睡してしまう人はいないだろうからね(笑)
 

 

またこれは言うまでもないことですが、昼食をお腹いっぱい食べるのはNGですからね! 

炭水化物を減らして野菜を多めにするなど、胃に負担をかけないメニューを意識的に選びましょう。 

控えめの昼食&パワーナップは確実に午後の効率が上がりますので忘れないように! 

 

テーブルに突っ伏している二人の男仕事から帰宅後すぐ寝てしまう原因と対策!私の超具体的ルーティン 仕事から帰宅後すぐ寝てしまう原因と対策!私の超具体的ルーティン


 周りの人と比べても仕事は速くならない理由 

 

ワーキングメモリを上手に使うことが大事だということは分かりました。 

でも「それでも自分は周りの人より仕事が遅い気がする…」と思う人はいるでしょう。 

 

ですが、本当に比べる相手は周りの人ではないんです。 

 

過去の自分だけが唯一の絶対的基準 

仕事が速くなりたいのなら、比べるのは周りの人ではなく「昨日の自分」「先週の自分」です。 

つまり「過去の自分」とだけ比べるようにしましょう。 

 

悩める人

それはなぜ?周りの人と競ったほうがいいんじゃないの? 

 

最終的には周りの人の仕事と比べることになりますが、
いきなり周りの人と比べても「何が自分と違うのか」がわかりません。 

人それぞれ経験や価値観、育ってきた環境が違うため、
仕事をしているところだけを見ても参考にはならないからです。
 

 

たとえば私は多い時で年間200冊ほど読書をします。 

つまり2日に一冊のペースですね。 

おそらく読書習慣がない人が私の読書の仕方を聞いても参考にはならないでしょう。 

 

それと同じことが仕事でも言えるのです。 

 

一方、過去の自分と今の自分を比較することは 

 

・なぜ過去より成長できたのか振り返ることが出来る 

 

・なぜ過去のほうが速かったのか反省することが出来る 

 

という学びを得ることが出来ます。 

まずは過去の自分と徹底的に競ってみましょう。 

 

作業ごとの時間を測る 

過去の自分と比べて仕事が速くなったかを知るには、仕事にかかる時間を正確に知る必要があります。 

仕事を作業単位で分けて、それぞれの作業にかかった時間を測りましょう。 

 

水嶋タカシ
水嶋タカシ
私が新入社員のときは、キッチンタイマーを使って「この仕事は5分で終わらせてみよう!」などと目標を立ててやっていました。

 

 

作業ごとの目標時間を立てて、それをクリアできるまで取り組みましょう。 

もしどうしても時間がかかってしまう作業があるときは、その他の作業スピードを上げることでリカバリーしましょう。 

トータルの時間で速くなれば大丈夫です。 

 

「なぜそのやり方でやるのか」と質問してみる 

自分なりに作業スピードが十分上がったと感じたら、今度は周りの人で目標とする人を1人決めましょう。 

そしてその目標とする人に
「なぜ〇〇さんはそのやり方で仕事をするんですか?」と質問してみてください。
 

 

仕事が速い人は皆自分だけのコツや考え方を持っています。 

しかしそれは傍から見ているだけでは分かりません。 

表面だけ見て分かることを真似しても、効果は薄いんですね。 

 

・自分はこのやり方が速いと思っていたのに、
〇〇さんは違うやり方をしている… 

 

・このやり方にどんな意味があるんだろう… 

 

そのような疑問を解決するには質問してしまうのが一番手っ取り早いです。 

そしてその理由が分かったら、それを自分のやり方に加えてさらに改良してみましょう。 

 

①自分の過去と比較して

 

②作業ごとのタイムを測り

 

③目標とする人にアドバイスをもらう。 

正直この3つをしっかり理解して実践できたら、ここからあとは読まなくてもいいかもしれません() 


普通の人とはここが違う!仕事が効率的な人の考え方とは 

 

仕事が速い人は自分だけのコツや考え方があると先ほど言いましたが、
ここでは具体的にどのようなコツや考え方があるのかお話ししていきます。 

 

いつでも出来る仕事は空いた時間でやる 

「仕事には優先順位をつけましょう」と言いますが、
それは言い換えるとこういうことになります。 

 

例えば今しか出来ない仕事があるのに 

 

あともう少しで終わらせられるから…

 

キリのいいところで終わらせたいから… 

 

という理由で、後からでも出来る仕事を今やってしまう人がいます。 

これは非常にもったいないです。 

 

中途半端で作業を投げ出すのが気持ち悪いのはよく分かります。 

しかしその気持ちはぐっとこらえて 

自分がやりたいようにやることを目的にしないようにしましょう。 

 

集中力がいる仕事と手を動かしていればいい仕事に分ける 

仕事の中には一切しゃべらずに集中しなければ出来ない「集中系」
雑談しながらでも出来る「単純作業系」がありますよね。 

これを交互に行うようにしましょう 

 

そうすることで、脳にとっては「単純作業系」の時間が適度な休憩となるので、
ずっと仕事をしていても疲れません。 

 

また、創造的なアイデアは集中して疲れたあとにふとやってきます。 

つまり想像力を発揮するためにも、集中したあとには頭をリラックスさせる時間を設けるほうがベスト。 

そこで生まれたアイデアがまた次の仕事に活かされていくのです。 

 

5分のスキマ時間≠5分の短縮 

スキマ時間を活用していきましょうとよく言いますよね。 

普段からスキマ時間を上手に使っている人は分かると思うのですが、
「5分のスキマ時間は5分以上の価値がある」んです。 

 

限られたスキマ時間の中で頭を使うと、短い時間で効率よく終わらせる方法を無意識に考え始めます。 

結果として、スキマ時間以上の成果を得られるんですよね。 

時間そのものは短くても、作業全体に及ぼす効果は大きいことを仕事が出来る人は知っているのです。 

 

出来ないものは人に頼む 

仕事が効率的に終わる人は、人に仕事を頼むのが得意です。 

それはなんでも頼りっぱなしにするということではありません。 

 

・自分がやるより他の人にお願いしたほうが早い仕事はお願いする 

 

・その代わり、その他の仕事は代わりにやってあげる 

 

のように、自分の適材適所を見つけて最もパフォーマンスを発揮出来る方法で仕事をしているのです。 

YESが出る上手な仕事の頼み方、人間関係を壊す下手な仕事の頼み方 YESが出る上手な仕事の頼み方、人間関係を壊す下手な仕事の頼み方

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 明日からでも仕事が速くなる?どの職種の人にも共通のおすすめアイテム! 

 

ここまで仕事を効率的にこなす考え方などをお話ししてきました。 

ここでは「使うだけで仕事の効率がアップするアイテムを紹介します。 

 

どれも珍しいものではありませんのでまだ使っていない人は今すぐ使ってみましょう。 

 

水嶋タカシ
水嶋タカシ
仕事がデキる人にとっては当たり前のものばかりかもしれません

 

ロルバーンのメモ帳 

このブログでは何回も取り上げているロルバーン。 

メモ帳の代表格として有名ですね。 

私のロルバーンのお気に入りポイントは 

 

ゴムバンドがついているのでバッグの中で表紙が勝手に開かない 

 

ゴムバンドを次開くページのしおり代わりに 

 

切り取り線がついているのでキレイに切り取ることが出来る 

 

・後ろのクリアポケットが優秀 

 

などでしょうか。 

うしろのクリアポケットは切り取ったページを入れておくだけでなく、
切手やレシートなどちょっとした物を入れていくのにも使えます。 

どこの文房具コーナーでもほぼ売っているというのも嬉しいポイント。 


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万年筆とアクアドライブ21 

仕事ではボールペンを使うと思いますが、私のこだわりはコレ。 


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 本体が大体3000ほどするのですが、書き心地がバツグンに良い! 

面白いのが、替芯は100くらいで売ってるんですよ。

つまり本体を買ってしまった後は100均で買ってるのと同じなんですよね。 

 

アクアドライブのメリットはなんと言っても滑りの良さから来る書き心地! 

筆圧が最低限で済むため、どんなに書いても手が疲れないんですね。 

 

 

水嶋タカシ

人からもらって使い始めたのですが、気に入りすぎて自分でもう一本買ってしまいました(笑) 

3000円もする文具なんて今まで買おうと思ったことすらなかったけど、
これに出会えて本当に良かった! 

主婦まる。

手が疲れないから、英単語の書き取り練習にも使えるね!
 

 

また、ボールペンと比べて出番は少ないのですが、
万年筆も使っています。 

万年筆は誰が使っても字が1.5倍くらい綺麗に見えます。 

 

・人に見せるための大事な書類 

 

・ハガキやお手紙 

 

などで使うと「デキる人」と思われること間違いなしです。 

 

水嶋タカシ
水嶋タカシ
万年筆は値段もピンキリですが、まずは1000円くらいのものを一つ持っておけばいいと思います。


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タスク管理の王道アプリ「Trello」 

無料で使えるタスク管理アプリと言えばTrelloです。 

Trelloの良い点は 

 

・PCやタブレットなど複数のデバイスで同期可能 

 

・複数人で同じタスクを管理可能 

 

というところ。 

 

複数デバイスで同期可能というのは、職場ではPCでログイン、続きはスマホから確認…
場所を選ばずに使えるということ。 

 

また複数の人と共有可能なので、
離れていても同じプロジェクトについて話し合えるのがメリット。 

 

 

水嶋タカシ

我が家はプライベートでもTrelloを使っています。

今度でかけたい場所ボードを作成して、
「すでに行った場所」「雨の日でも楽しめる場所」のようにリストを作成。 

妻と共有し、互いに思いついた時に書き込んでいます。

主婦まる。

書き込んだものがリアルタイムに相手の画面にも反映されているのがいいよね! 

LINEだと普段の会話で流れていっちゃうから、Trelloはプライベートでも大活躍!

  

もはや現代人には必須デバイス!iPad 

iPadを知らない人は最早いないと思いますが、使ったことがない人は 

 

悩める人

iPhoneの画面が大きくなっただけでしょ? 

・アプリもiPhoneとほぼ一緒でしょ? 

 

くらいに思っていますよね 

 

それは大間違い! 

ゲームボーイとプレステを一緒にするくらい雲泥の差があります! 

 

メーカーがそもそも違うけど(笑) 

 

 値段がiPhoneより安い? 

 

 iPadを持っていない人は「値段が高い」ってイメージがあると思いますが、
実際はiPhoneより安いんです。 

 

例えば2020年7月現在のiPhoneSE(第二世代)と比較すると… 

 

iPhoneSE(第二世代)128GB 54780円(税込) 

 

iPad128GB(Wi-Fiモデル)128GB 49280円(税込) 

 

ね? 

現在最安値のiPhoneSEよりも安いんです実は。 

 値段の変動はありますが、iPhoneより安いという傾向は昔から変わりません。

 

水嶋タカシ
水嶋タカシ

私がiPadを初めて買った8年前はiPhoneは持っておらず、ガラケーとiPadで運用していました。 

どちらか一つだけ買うならiPadのほうが値段の割に出来ることが多くてコスパが良かったからです。

 

iPadで出来ること 

 

iPadを使ったことがない人に、ざっくり出来ることを説明すると 

 

ビジネスでは…

紙のメモ帳と違ってiPadが硬いため、立ったままでメモが取れる 

簡単な写真・動画編集が可能 

・WordやExcelなどのofficeソフトが動く 

Bluetoothキーボードとマウスをつなげば完全にノートパソコン 

 

勉強では…

Apple Pencilのおかげで語学学習がはかどる 

「You Tubeとノートアプリ」のように同時に複数アプリの立ち上げ可能 

教科書をPDF化してiPadに取り込むことで、重い教科書や参考書を持ち歩かなくて済む 

 

プライベートでは…

・音ゲーが大画面でゲーセンのように楽しめる 

You TubeはiPadで視聴することでiPhoneのバッテリーを節約できる 

楽器演奏や雑誌の閲覧、読書や絵画… 

 

 

つまり「これ出来ないかな?」って思ったことはたいてい出来るのがiPadってことですね 

 

 

水嶋タカシ

私はiPadを手に入れてから、紙のスケジュール帳は持たなくなりました。 

突然の祝日の変更などにもiPadは対応できるし、明日の予定も通知で教えてくれる…

水嶋タカシ

今iPadを取り上げられたら仕事はおろか、生活が成り立たないレベルで助かっています。
 

 

 

 

以上が、私が実際に使っているおすすめアイテムです。 

仕事の効率化に必要なのは「無理・無駄・ムラ」の三要素を限りなく0にすること。 

今回紹介したアイテムは 

 

「自分に無理をさせない」 

 

「仕事に無駄な時間を生まない」 

 

「仕事の出来にムラを発生させない」 

 

を満たしてくれる最強アイテムですので、
気になったらぜひ手にとってみてください♪ 


 まとめ 

 

今回は、 

「仕事を効率化してる人の考え方?人と比べても仕事は速くならない理由」 

というタイトルでお話ししてきました。 

 

まとめると、

MEMO

・頭の中がうまくまとまらないのはワーキングメモリがいっぱいだから 

・控えめの昼食&パワーナップは必須 

・比較するのは他人ではなく「過去の自分」 

・仕事が速い人に質問するのは自分なりのやり方を構築してから 

・ツールで「無理・無駄・ムラ」を0にしていく

 

でした! 

 

一見時間がかかるようでも、目の前のお客様にじっくり向き合うことが
結果的に売上をあげる最短ルートだったりすることってありますよね。 

仕事を効率的に終わらせることはたしかに大切ですが、
「なんのために効率化したいのか」を忘れないようにしましょう。 

 

最後まで読んでいただきありがとうございました! 

免責事項

この記事は、参考文献などを元に、独自考察をしたものです。 

当記事を、皆様の知識探求の一助として捉えていただけたら幸いです。

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